Contabilidad básica para IBO ofrece consejos sencillos y de primera clase sobre cómo mantener tus registros adecuadamente mientras edificas tu negocio.


La IBOAI está dedicada a proteger y mejorar la oportunidad de todos los IBO para desarrollar un negocio impulsado por Quixtar.

Que lo disfrutes.

Prefacio — Unas palabras del Consejo de la IBOA International
Nosotros somos tus representantes en el Consejo de la IBOA International, y en dicha calidad, nuestra responsabilidad y nuestra pasión es proteger y mejorar la oportunidad de todos los Empresarios Independientes (IBO) para desarrollar un negocio en el presente y en el futuro.

Al igual que cualquier otra persona que desarrolla un comercio o un negocio, los IBO deben conducir sus actividades de manera profesional para recibir un trato equitativo en lo que se refiere a su ingreso comercial y deducción de gastos bajo el Código de Rentas Internas. Esto incluye las actividades siguientes: comenzar con un plan de negocios personal bien definido, una proyección del presupuesto y punto de equilibrio, y modificaciones periódicas a tu actividad comercial con el fin de lograr tus objetivos. También tiene que ver con la disciplina necesaria para poder separar con exactitud el ingreso y los gastos personales de los del negocio.

Quisimos ofrecer la guía de Contabilidad básica para IBO a todos los IBO con el fin de compartir lo que consideramos consejos sencillos y de primera clase sobre cómo mantener tus registros a medida que edificas tu negocio. Esperamos que a fin de evitar el error costoso que suele resultar de registros mal mantenidos, todos los IBO sigan los pasos provistos en esta guía y, de ser necesario, consulten a un asesor fiscal –preferiblemente un contador profesional– que entienda este increíble negocio que has decidido desarrollar.

Joe DePetris, el autor de dicha guía, es un contador público y asesor profesional del Consejo. Ha trabajado diligentemente con miles de IBO, desde los principiantes hasta los niveles Diamante y superiores. Sus esfuerzos han ayudado a los IBO a ahorrar tiempo y dinero mediante los recursos y el conocimiento necesarios para mantener registros adecuados de su actividad comercial, de manera que satisfagan los requisitos Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés). En esta guía, Joe comparte el mismo conocimiento que ofrece a sus clientes.

Esperamos que esta guía te resulte útil a medida que edificas tu negocio. Por favor no dudes en enviar cualquier pregunta que tengas a la IBOA International:

220 Lyon Street NW, Suite 850

Grand Rapids, MI 49503

Tel:  616.776.7714

Fax:  616.776.7737

Nota: Esta guía ha sido preparada como un recurso educativo –y exclusivamente informativo- para ayudar a guiarte. No debe considerarse un asesoramiento legal, contable ni de ninguna otra índole profesional. Nada de lo incluido en la presente implica una recomendación del autor, de la IBOA International ni de Quixtar, respecto a medidas o métodos de cumplimento regulatorio. Los lectores y usuarios que decidan tomar, o dejar de tomar, cualquier medida en base a la información provista aquí, primero deberán consultar a su asesor fiscal calificado, preferiblemente un contador profesional, o autoridades regulatorias correspondientes.

Si bien se ha realizado todo el esfuerzo posible para proporcionar información exacta y actual, los formularios y los materiales de referencia provistos aquí se ofrecen únicamente para fines explicativos y no necesariamente serán los materiales más actuales disponibles. Cualquier cambio subsiguiente a las leyes fiscales federales, como por ejemplo una enmienda del congreso o interpretación del IRS, podría cambiar algunos de los materiales provistos. Por consiguiente, tu propio asesor fiscal calificado deberá ser la autoridad final respecto a estos asuntos.

ÍNDICE



Bienvenidos nuevos IBO

Contabilidad: Qué hacer y Qué no hacer

Sugerencias para completar el “Schedule C”: Detalles importantes

Gastos de automóvil

Gastos de viajes, comidas y entretenimiento

Edificación del negocio en forma de equipo

Gastos de oficina en el hogar

Gastos de teléfono

Gastos de creación de sueños

Gastos de guardería (cuidado de niños)

Pago de bonificaciones a la línea descendente

Contratación de empleados

Observaciones finales

Apéndice A

Plan de negocios, Tabla I―Ejemplo A

Plan de negocios, Tabla I―Ejemplo B

Plan de negocios, Tabla I―Ejemplo C

Plan de negocios, Tabla II

Plan de negocios, Tabla III

Misión

Objetivos

Las claves del éxito

Instrucciones para completar tu proyección del presupuesto y punto de equilibrio

Plan de negocios―Alcanza el nivel Platino




Bienvenidos nuevos IBO
Te has convertido en empresario y ahora formas parte de la categoría de trabajadores autónomos. En dicha calidad, hay ciertas cosas que debes saber para optimizar tu nueva oportunidad. Aun cuando hayas sido dueño, o seas dueño, de otro negocio además de ser IBO, por favor observa que posiblemente existan cosas relativas a este negocio que son diferentes a las de otros negocios. Quizá algunas personas consideren que esta guía es demasiado sencilla pero la misma fue diseñada con el fin de ser una herramienta educativa para todos los niveles de entendimiento, inclusive el más básico.

De todas formas, aunque seas un empresario principiante o veterano, espero que te entusiasme la idea de edificar este negocio. A medida que avanzas en el camino hacia el éxito, tendrás acceso a muchas herramientas diseñadas para ayudarte a edificar tu negocio. El tema de la discusión siguiente comienza con el uso de dos de las herramientas más básicas: un lápiz y una agenda. Aunque no lo creas, este comienzo te enseñará maneras sencillas de gestionar tu propio plan de negocios y proyección del presupuesto y punto de equilibrio. Si aún no tienes una agenda, puedes comprar una de tu propio negocio en las tiendas asociadas Franklin Covey u OfficeMax dentro del sitio quixtar.com.

No te puedo enseñar a ser contador pero sí te puedo enseñar sobre las clases de registros que necesitas mantener para tu negocio. También te daré sugerencias que te ayudarán en el caso de que el IRS (Servicio de rentas internas) desee examinar tus registros. Si el IRS se comunica contigo y no has mantenido registros adecuados, es posible que tengas que gastar cientos o hasta miles de dólares innecesariamente que podrías haber invertido en la edificación de tu negocio.

No sólo es importante mantener buenos registros para fines fiscales, sino que también te proporcionarán información importante que te ayudará a gestionar tu negocio durante todo el año para poder alcanzar tus objetivos. Notarás esto especialmente cuando tu negocio crezca y aumente la cantidad de IBO en tu organización descendente. Si bien la contabilidad y gestión de registros no es la parte más emocionante del desarrollo de tu propio negocio, es sumamente importante.

Ahora que sabes sobre la importancia de una buena contabilidad así como las herramientas que te permitirán realizar tus tareas, te daré algunas indicaciones para garantizar el buen estado de tus registros de manera que puedas corroborar toda la información provista en tu declaración de impuestos.

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Contabilidad: Qué hacer y Qué no hacer
En lo que se refiere a la contabilidad, la sencillez funciona mejor. No te agobies con paquetes de contabilidad complejos porque hay soluciones más sencillas a tu disposición. Te insto a utilizar los materiales que se incluyen en esta guía, así como todos los organizadores fiscales desarrollados por tu línea ascendente, con el fin de lograr tus tareas de contabilidad necesarias. Dichos artículos han sido diseñados especialmente para ti y para tu negocio y por consiguiente, son una herramienta eficaz.

Como mínimo, cuando comienzas un negocio es importante preparar un plan de negocios y proyección del presupuesto y punto de equilibrio. Estas herramientas básicas ayudarán a guiarte en el camino hacia la rentabilidad. Al final de esta guía se incluyen ejemplos de formularios para ayudarte a preparar tu propio plan de negocios y proyección del presupuesto y punto de equilibrio. Consulta a tu línea ascendente y a asesores profesionales calificados para que te ayuden a completar dichas actividades.

No esperes; utiliza tus herramientas de contabilidad con frecuencia. La naturaleza de tu negocio requiere de un seguimiento diario de asuntos como kilometraje, viajes y demás gastos. Es por esta razón que todo comienza con un lápiz y una agenda. Si esperas hasta fin de año, te resultará difícil recordar todos los detalles del mismo. También deberías consultar tus materiales de organización fiscal, inclusive tu proyección del presupuesto y punto de equilibrio, al menos una vez al mes con el fin de evaluar la actividad de tu negocio y realizar cualquier modificación necesaria. Además de actualizar la información del mes actual, fíjate también en los meses anteriores. El IRS considera que una frecuente actividad contable es un factor esencial en el momento de distinguir un comercio o negocio real de un mero pasatiempo.

Registra con exactitud todo el ingreso y los gastos relacionados a tu negocio. Cerciórate de registrar los gastos en las categorías correspondientes, y evita utilizar categorías generales como “misceláneo”, “oficina” o “materiales.” Cuando llegue el momento de reportar esa información en tu declaración de impuestos, resulta más claro separar todos los gastos relacionados en vez de combinar todo bajo una sola categoría. Es mejor que tu examinador pueda ver todos tus gastos con rapidez. El IRS repasa las declaraciones en busca de información lógica antes de decidir si las auditará o no; por esta razón, si reportas grandes cantidades de gastos “misceláneos” inexplicados, ello podría crear dudas en cuanto a la lógica de esa información.

Puedes dividir tus gastos de oficina normales en algunas de las siguientes categorías comunes: “porte y envío;” “cuotas y suscripciones;” “equipos;” “materiales;” y “servicios públicos.” Otras categorías de gastos más amplias podrían ser: “publicidad y promoción;” “automóvil;” y “viajes, comidas y entretenimiento” (para asistir a seminarios, congresos y demás eventos).

Guarda los “documentos originales” para corroborar tus ingresos y gastos. Para todo lo referente a tu ingreso debes guardar facturas y estados de cuenta mensuales, formularios de pedidos, comprobantes de depósitos bancarios y formularios 1099. Para todo lo referente a tus gastos debes guardar los cheques cancelados, recibos de compras con dinero en efectivo, registros de tu tarjeta de crédito y cualquier otro comprobante de pagos. Un sistema sencillo es archivarlos de la misma manera en que los reportarás, es decir, bajo categorías de ingresos o egresos. De esta manera si te piden que justifiques una cifra reportada en tu declaración de impuestos, sabrás exactamente dónde encontrar los documentos para comprobar dicha cifra.

Utiliza cuentas separadas para tus necesidades personales y las de tu negocio. Esta pauta es esencial para edificar y manejar tu negocio de manera “profesional”. Con cuentas separadas tu negocio tendrá una identidad propia. Si tienes una cuenta bancaria separada para tu negocio, tus responsabilidades contables serán más sencillas y también será una manera de demostrar al IRS que tomas en serio tus actividades comerciales. Si utilizas una tarjeta de crédito para tu negocio, también podrías solicitar una cuenta de tarjeta de crédito separada para el uso exclusivo de tu negocio. El interés que pagas por concepto de cargos del negocio es deducible, pero el interés pagado por cargos personales no lo es. Si utilizas una sola tarjeta para tus gastos personales y los de tu negocio, es posible que tengas que realizar cálculos complicados para tratar de separar la porción del interés correspondiente a los gastos del negocio. Una vez que establezcas cuentas separadas, es importante mantenerlas separadas y no mezclar los fondos entre las mismas.

Identifica todos los depósitos en tu cuenta comercial. En cada comprobante de depósito, podrías incluir una breve descripción que indique la naturaleza de los fondos depositados. También podrías archivar cada comprobante de depósito con una fotocopia del cheque, o los cheques, depositados. Si te auditan años después, te resultará difícil recordar el origen de cada depósito y sin tener documentación alguna, es probable que el IRS considere todos los depósitos como ingresos del negocio.

Identifica las transferencias de fondos entre cuentas bancarias. Si transfieres fondos de tu cuenta personal a tu cuenta comercial, o viceversa, debes anotar el número de cuenta de donde procedieron los fondos. De ser necesario, esto te permitirá identificar la fuente de la transferencia más adelante.

Mantén cuentas bancarias separadas para negocios múltiples. Si operas más de un negocio, te resultará útil gestionar la actividad financiera de cada uno mediante cuentas bancarias separadas. Por lo general, también es mejor reportar la actividad comercial de cada negocio en un formulario Schedule C separado junto con tu declaración de ingresos individual.

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Sugerencias para completar el “Schedule C”: Detalles importantes
A la hora de reportar tu actividad comercial al IRS, el secreto yace en los detalles. Un informe exacto y detallado comienza con un entendimiento general de las disposiciones fiscales que afectan tu negocio. A continuación proporcionaré un esbozo de algunos de los puntos destacados; no obstante, no dejes de procurar la ayuda de un profesional si algo no te queda claro. Si te preparan la declaración de impuestos, puedes deducir el costo correspondiente a ese servicio siempre y cuando sea incurrido principalmente para los fines de completar dicha declaración.

Si eres el único dueño de tu negocio y no lo operas como una corporación, deberás reportar tu actividad de negocios en un Schedule C junto con tu formulario 1040 individual. Las instrucciones que actualmente figuran en el Schedule C mantienen que los negocios compuestos por cónyuges serán considerados sociedades y por consiguiente, deberán ser reportados en un formulario 1065 (U.S. Partnership Return – Declaración de sociedad de EE.UU.). Sin embargo, las instrucciones no representan una ley obligatoria y en este caso podrían ser malinterpretadas; es decir, lo que determina si una sociedad existe o no existe por ley es la intención de las partes, definida por todos los hechos y circunstancias de la relación comercial. Más aún, el IRS ha indicado previamente que no multará a las sociedades de 10 socios ó menos que no presenten un formulario 1065 siempre y cuando cada uno de los socios declare completamente su fracción de los ingresos, deducciones y créditos de la sociedad en su propia declaración de ingresos presentada a tiempo (Rev. Proc. 84-35). Por consiguiente, aun cuando operes tu negocio como un equipo de marido y mujer, puedes utilizar el Schedule C para declarar los ingresos y deducciones del negocio.

Explica tus “ventas” y el “costo de los bienes vendidos.” A la hora de reportar tus ingresos, cerciórate de reportar bajo la categoría de “ventas” todos los recibos correspondientes a la venta de productos y materiales de apoyo al negocio a otros IBO, Miembros, Clientes o demás clientela. Luego, bajo la categoría de “costo de los bienes vendidos” reporta tu costo por concepto de dichos productos y materiales. Si pormenorizas dichos artículos en el Schedule C en vez de simplemente reportar el resultado final (es decir, el ingreso neto), ayudarás a demostrar el nivel de actividad de tu negocio.

Excluye artículos de uso personal y promocional de las categorías de “ventas” y “costo de bienes vendidos.” Si consideras los productos obtenidos de tu inventario para uso personal como una “venta” a ti mismo, e incluyes el valor de los mismos en el cálculo del costo de los bienes vendidos, probablemente generes un ingreso neto negativo que llamará la atención de los auditores. Una alternativa es eliminar los productos de uso personal del costo de los bienes vendidos durante el año antes de determinar el costo de los bienes vendidos. Similarmente, los productos y materiales de apoyo al negocio entregados a otras personas para interesarlas en los productos o animarlas a edificar el negocio, deben ser deducidos como un gasto de “publicidad” (consulta el Schedule C, Parte II, línea 8), y por consiguiente, también deben ser excluidos cuando calcules el costo de los bienes vendidos.

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Gastos de automóvil:
La naturaleza de tu negocio puede resultar en una cantidad significativa de viajes en automóvil, particularmente en la primera etapa de desarrollo de tu negocio. Éste es un gasto que requiere de una documentación y corroboración muy detallada para obtener las deducciones permisibles.

Existen dos métodos para determinar los gastos de automóvil que reportarás en tu declaración anual: tasa de millaje estándar (Standard mileage rate) o gasto real (actual expense). De cualquier manera, si usas tu vehículo para fines personales y comerciales, debes repartir los gastos entre ambos usos. Recuerda que no puedes deducir la porción de gastos de automóvil correspondientes al uso personal o el ir y venir del trabajo. Por esta razón debes documentar regularmente la cantidad de millas que conduces en viajes de negocios diarios. Nuevamente, el lugar más sencillo y lógico para hacer esto es en tu agenda.

Anota cada viaje de negocios en tu agenda y documenta la cantidad de millas conducidas por viaje. Al lado de cada millaje documentado, escribe la siguiente información: dónde, cuándo y por qué. El “por qué” siempre incluirá el propósito comercial de tu viaje. Para simplificar, puedes utilizar códigos o símbolos para los fines más comunes. Por ejemplo, podrías usar las siglas “MEP” para “mostrar el plan”, “C” para congresos, “B” para viajes al banco, “E” para entregas a clientes, y así sucesivamente. El “quién” debe ser el nombre y la dirección de la persona que visitas. Si vas a una reunión abierta sobre la oportunidad de negocio, anota el nombre y la dirección del anfitrión (la anfitriona) de la reunión, el nombre del orador y el nombre de cualquier candidato que lleves a la misma. Escribe el nombre de todas las personas a quienes muestras el plan, aun cuando dichas personas no se registren en el negocio. También es buena idea documentar el nombre, si lo sabes, de las personas que reclutas así como el método de reclutamiento. Por último, retén copias de todos los boletines de tu línea ascendente para corroborar cualquier reunión abierta, congreso, sesión de entrenamiento y demás eventos de negocios a los que hayas viajado.

No se puede deducir ningún millaje incurrido por el viaje diario al/del trabajo, pero sí se puede deducir el millaje incurrido para desarrollar tu negocio. Generalmente, las reglas del IRS también mantienen que para deducir gastos de automóvil el viaje debe comenzar en la residencia principal del negocio, que en el caso de la mayoría de los IBO significa su propio hogar. Esta provisión presenta un caso interesante si eres como muchos otros IBO exitosos que con frecuencia manejan sus negocios durante la hora del almuerzo o cuando están viajando al/del trabajo.

¿Qué pasa si conduces al trabajo cada mañana (ese millaje no es deducible), y luego conduces para reunirte con un candidato y mostrarle el plan a la hora del almuerzo? El millaje de ida y vuelta desde tu trabajo hasta la reunión sí es deducible porque fue exclusivamente para fines comerciales. ¿Qué pasa si te encuentras con tu línea descendente en el viaje de regreso a tu casa? El millaje desde tu trabajo hasta la reunión después del trabajo es deducible. Sin embargo, el millaje desde la reunión después del trabajo hasta tu casa no lo es, porque forma parte de tu viaje de ida y vuelta desde tu casa al trabajo. A la mañana siguiente, en camino al trabajo, ¿qué pasa si te detienes a hablar con tu línea ascendente sobre tu negocio? Las millas desde tu casa hasta la primera parada son deducibles porque saliste de la residencia principal de tu negocio en un viaje de negocios. Sin embargo, el millaje desde esa primera parada hasta tu trabajo no es deducible porque, nuevamente, forma parte del viaje de ida y vuelta desde casa al trabajo. ¿Te resulta muy detallado? Sí, pero cada milla legítima y deducible importa, así que es una tarea que merece la pena.

Para hacer una deducción apropiada de los gastos de automóvil, primero debes separar tu millaje personal y al/del trabajo de la cantidad documentada de millas correspondientes a tu negocio. Anota la cantidad de millas que figura en el odómetro al principio y al final del año para determinar la cantidad de millas conducidas en todo el año. El total de millas conducidas por año, menos la cantidad documentada de millas del negocio, equivale el total de millaje personal y al/del trabajo. Seguidamente, para separar el millaje personal del millaje al/del trabajo, determina la cantidad de millas del viaje de ida y vuelta de tu casa al trabajo, y multiplica esa cifra por la cantidad aproximada de días trabajados durante el año.

Millas del negocio

+ millas al/del trabajo

+ millas personales

=====================

= Total de millas en el año

La cantidad total del millaje de negocios, personal y de ida y vuelta al trabajo, te ayudará a completar la sección al dorso del Schedule C. Si no incluyes los tres totales requeridos, posiblemente llames la atención de los auditores por no mantener un registro adecuado del millaje, o por tratar de deducir millaje que no es deducible. Asimismo, cerciórate de contestar completamente las preguntas en la Parte IV del Schedule C (líneas 45a y 45b), para reconocer que tienes pruebas para respaldar tu deducción y que las mismas son pruebas escritas.

Después de verificar el millaje de negocios, debes escoger un método para deducir tus gastos de automóvil. Puedes deducir treinta y dos centavos y medio ($.325) por cada milla de negocios conducida en el 2001 (tasa de millaje estándar), o puedes deducir un porcentaje del uso de negocios según tus cálculos de millaje (deducción de gastos reales). Los gastos reales incluyen gasolina, cambios de aceite, reparaciones, seguros, depreciación, impuestos a la propiedad personal (tarifas de placa), gastos de interés, etc. Observa que los gastos por concepto de aparcamiento y peajes en viajes de negocios no son gastos deducibles y no se deben incluir con tus gastos de automóvil.

Si estás trabajando duro para desarrollar tu negocio y como resultado de ello, estás conduciendo muchas millas, la tasa de millaje estándar generalmente te proporcionará una deducción más alta para tus gastos de automóvil. Si optas por la tasa de millaje estándar para deducir tus gastos de automóvil, no podrás deducir ningún otro gasto excepto quizá el interés que hayas pagado sobre el préstamo de automóvil. Puedes aplicar la deducción de la tasa de millaje estándar y el interés del préstamo de automóvil en una cantidad proporcional al uso comercial. Por ejemplo, si tus cálculos demuestran que un 40% del uso del automóvil fue para fines de negocios, entonces junto con la deducción de la tasa de millaje estándar, puedes deducir un 40% del interés del préstamo de automóvil para dicho vehículo. La tasa de millaje estándar cambia frecuentemente así que pregúntale a tu contador o consulta las pautas aplicables del IRS para obtener la tasa actual.

Si optas por el método de gastos reales, deberías buscar ayuda para calcular el gasto por depreciación. La depreciación permisible es limitada, complicada y cambia cada año. Observa que no puedes recuperar la tasa de millaje estándar y la depreciación a la misma vez. Si seleccionas el método de gastos reales o el método de la tasa de millaje estándar para reportar las deducciones de tus gastos de automóvil, debes continuar usando el mismo método hasta que cambies de vehículo. Cuando cambies de vehículo tendrás la opción de seleccionar uno de los dos métodos nuevamente.

Generalmente es buena idea guardar todos los recibos de gasolina y reparaciones durante el año, independientemente del método que escojas para tu automóvil. Con cualquiera de los dos métodos debes ser capaz de corroborar las millas conducidas y reportadas. Los recibos de gasolina, cambios de aceite y reparaciones suelen ser las mejores pruebas.

Es un trabajo pesado tener que documentar los gastos de automóvil ¡pero no te canses de usar tu lápiz y tu agenda! Te aseguro que valdrá la pena cada minuto que dediques a la documentación del uso de tu vehículo. Además, es una buena práctica de negocios. Si mantienes buenos registros, especialmente los registros pertinentes a los gastos de automóvil y viajes, te ahorrarás cientos y hasta miles de dólares en el caso de que te auditen. Así que utiliza tus herramientas para anotar tus gastos con entusiasmo, como si alguien estuviese a tu lado ofreciéndote todo ese dinero para documentar la información.

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Gastos de viajes, comidas y entretenimiento:
Otros gastos de viajes como hoteles, comidas y entretenimiento, alquiler de autos, tarifas de taxis, estacionamiento, peaje, propinas, etc. deben ser corroborados con recibos y pruebas de pago. También los debes documentar en tu agenda con la información siguiente: quién, dónde, cuándo y por qué.

Sólo se puede deducir un 50% de los gastos de comidas y entretenimiento. Por consiguiente, dichos gastos se deben documentar separadamente de los demás gastos de viajes. Asimismo, puedes deducir comidas locales cuando estés realizando actividades de negocios, pero únicamente si pagas por tu comida y también por la de la persona que estás entreteniendo. Esta deducción también se limita al 50%.

Por otro lado, si te resulta más fácil o beneficioso, puedes deducir una tasa fija de $34 por día en el 2002 por concepto de tus comidas y gastos de viaje incidentales como propinas y tarifas de taxi; en ese caso sólo tienes que probar que te fuiste de viaje por una o más noches. Dicha prueba puede ser cualquier recibo fechado que indique tu ubicación como por ejemplo un recibo de gasolina, del hotel, de algún restaurante, pasaje de avión, etc. Si tu cónyuge es tu socio(a) en el negocio (consulta “Edificación del negocio en forma de equipo” más abajo), también puedes utilizar la tasa por día para él/ella.

Una última advertencia respecto a los gastos de viajes es no deducir el costo de viajes de visita a tu familia para las fiestas. Aunque tus familiares participen en el negocio y las fiestas sean una buena oportunidad para conversar con ellos sobre asuntos de negocios, queda mal que incluyas esos gastos en tu declaración de impuestos y también atrae escrutinio. Estos gastos generalmente acaban siendo menores así que no valen la pena, aunque sean legítimos.

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Edificación del negocio en forma de equipo:
Si tu cónyuge es tu socio(a) y realmente trabaja en el negocio, debes comunicarle esta información al individuo que prepara tu declaración. Este hecho es importante porque las leyes fiscales prohíben la deducción de viajes de negocios si el propósito del viaje de los cónyuges no está relacionado al negocio. Pero si tu cónyuge es tu socio(a) y va de viaje contigo por razones comerciales, entonces también podrás deducir sus gastos de viaje, comidas y entretenimiento.

En la declaración de impuestos deberás indicar que tú y tu cónyuge son socios en el negocio. Técnicamente, en ese caso tú y tu cónyuge deberán presentar formularios Schedule C separados para reflejar el total de ingresos y gastos en base al interés de cada uno en la sociedad.

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Gastos de oficina en el hogar:
Han cambiado las reglas pertinentes a la deducción de gastos de oficina en el hogar (los cambios son aplicables a los años fiscales a partir del 31 de diciembre de 1999). Los gastos del negocio por concepto de uso del hogar generalmente incluyen el interés pagado por el préstamo de vivienda, impuestos a la propiedad, y también otros “gastos operativos” como seguros, servicios públicos, mantenimiento y depreciación. Todos estos gastos son divididos según el porcentaje del hogar que usas para tu oficina.

No vayas a pensar que si tu negocio está ubicado en tu casa, eso automáticamente significa que tienes derecho a esta deducción. Para calificar para las deducciones de gastos del negocio por concepto de uso del hogar, la oficina en tu casa debe reunir los requisitos siguientes:

(a) La parte de tu hogar designada para tu oficina debe ser usada exclusivamente y en forma regular para actividades comerciales, y

 

(b) La oficina en tu hogar debe ser “el lugar de negocios principal”; es decir, debe ser la ubicación fija y principal donde realizas una cantidad sustancial de las actividades administrativas y de gestión del negocio.

 

Dichas actividades administrativas y de gestión incluyen las siguientes: llamar a IBO existentes o potenciales para fines de negocios, programar reuniones o hacer citas, guardar productos o materiales de apoyo al negocio, presentar eventos y realizar actividades de contabilidad y pagos de cuentas.

Para calcular los gastos del negocio por concepto de uso del hogar, se divide la cantidad de pies cuadrados de tu oficina por la cantidad de pies cuadrados de tu hogar. El porcentaje que resulta de ese cálculo luego se aplica a los gastos mencionados anteriormente.

El IRS dispone de dos categorías para clasificar las deducciones de una oficina en el hogar. La primera categoría es el interés de la hipoteca y el impuesto a la propiedad. Ambos son deducibles en el año en que se pagaron, independientemente del nivel de rentabilidad del negocio. La otra categoría está compuesta por gastos operativos como seguros, mantenimiento, servicios públicos, alquiler y depreciación. Los gastos operativos son deducibles en la medida en que el negocio sea rentable. De todas formas, si el negocio no es rentable en un año determinado, vale la pena calcular y reportar estas cantidades porque las cantidades que no se permiten cuando el negocio no es rentable pueden ser transferidas a años siguientes cuando el negocio sí sea rentable.

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Gastos de teléfono:
Si sólo tienes una línea telefónica en tu hogar que también utilizas para llamadas personales, no puedes deducir ninguna porción del cargo mensual estándar incurrido por el uso del teléfono. En dicho caso, sólo puedes deducir los gastos de larga distancia relacionados a tu negocio. Si instalas una segunda línea telefónica específicamente para fines comerciales, puedes deducir el cargo básico de esa línea. También es deducible el servicio de mensajería de voz (voice mail). El uso comercial de un teléfono celular también es deducible pero debes mantener un registro de las llamadas comerciales (nombre, número, cantidad de minutos) con los estados de cuenta que recibes del proveedor del servicio celular. Nunca es buena idea deducir 100% de los cargos de tu teléfono celular porque invariablemente, todos usamos nuestro teléfono para llamadas personales en algún momento.

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Gastos de creación de sueños:
Aun cuando la creación de sueños es importante para generar motivación en el negocio, por lo general no conviene deducir los gastos relativos. Dichos gastos pueden incluir la admisión a una exhibición de barcas o vehículos recreativos, o el kilometraje conducido para ver casas lujosas, aun cuando te acompañe tu línea descendente. Al fin y al cabo, se trata de pequeños gastos que no justifican el escrutinio que recibirás a cambio. No dejes de crear sueños, pero tampoco incluyas dichos gastos en tu declaración de impuestos.

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Gastos de guardería (cuidado de niños):
En el caso de algunos individuos, el cuidado de los niños puede ser un gasto necesario para gestionar las actividades de su negocio. No obstante, dicho gasto no se puede considerar un gasto deducible del negocio. El IRS considera que los gastos de guardería o niñeras deben incluirse como deducciones bajo la categoría de cuidado de niños que se reporta separadamente en el Formulario 2441 del IRS. Deberás incluir el nombre, dirección y número de seguro social de cada proveedor de cuidado de niños, así como el total de dinero que le(s) pagaste en el transcurso del año.

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Pago de bonificaciones a la línea descendente:
A medida que crece tu negocio, es posible que comiences a juntar y pagar bonificaciones a los IBO en tu línea descendente. Si le pagas $600 ó más a una persona en un año determinado, debes preparar un formulario 1099-Miscellaneous del IRS para esa persona con su nombre, dirección, número de seguro social y la cantidad de dinero que le pagaste. Dicha cantidad se debe incluir en la casilla titulada “Non-Employee Compensation” del formulario. También debes presentar un formulario 1096 al IRS con copias de todos los formularios 1099 que entregues. Si no envías esos formularios podrías recibir una multa y/o perder tus deducciones. Es buena idea obtener el nombre, dirección y número de seguro social de cada IBO en línea descendente la primera vez que les otorgues un pago. No obstante, observa que no es obligatorio presentar un formulario 1099 cuando realices pagos directamente a un IBO en línea descendente que conduzca su negocio como una corporación.

En algunos estados también se debe presentar un formulario similar al 1099 para reportar ingresos. Consulta con tu contador u oficina de recaudación de impuestos estatal para averiguar si ése es el caso en tu estado. Asimismo, es posible que el IRS o la oficina estatal se comuniquen contigo en algún momento para informarte que se requiere una retención adicional de impuestos para ciertos individuos a quienes entregas formularios 1099. Eso significa que debes retener un porcentaje determinado de los ingresos de esa persona para remitirlos al IRS o al estado. Para obtener ayuda, llama a tu contador o al número telefónico que figura en la carta que recibas del estado.

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Contratación de empleados:
Cuando tu negocio crezca y comiences a contratar empleados, tendrás que procurar el asesoramiento personalizado de un profesional. Hay varios requisitos federales y provinciales que pueden ser muy costos para tu negocio si no son bien administrados. Dichos requisitos varían de estado a estado y hay bastantes otros detalles pertinentes que van más allá del alcance de esta guía. Basta con decir que no te gustarán las multas y el interés aplicables si no haces las cosas correctamente.

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Observaciones finales:
Para aprobar las deducciones del negocio, el IRS primero debe determinar si realmente estás operando un negocio. A ese fin, el IRS evaluará tus registros y prácticas de contabilidad, y también querrá saber si preparaste un plan de negocios y proyección del presupuesto y punto de equilibrio cuando comenzaste tu negocio. Luego examinarán cómo has utilizado dichas herramientas para modificar tus prácticas comerciales en busca de rentabilidad. Para que las deducciones de tu negocio sean aceptadas, debes demostrar que participas activamente en un comercio o negocio; que tus deducciones son ordinarias y necesarias en tu comercio o negocio; y que tu intención es obtener ganancias de tu actividad comercial.

Por lo general, tu objetivo debe ser conducir tu actividad comercial de manera profesional. Primero separa tu actividad comercial de tu actividad personal, y mantén registros exactos para confirmar esa diferencia. Fija metas y repasa tu método operativo con frecuencia para cerciorarte de que efectivamente estás alcanzando tus objetivos. Busca siempre maneras de mejorar la productividad y la rentabilidad. Obtén la ayuda de los expertos en tu línea ascendente y échale ganas al negocio.

Presta atención al nivel de actividad de tu negocio. Si no muestras el plan con frecuencia y no haces mucho más que ir a los eventos, no sólo te resultará difícil demostrar tu intención de obtener ganancias sino que también te resultará difícil obtener esas ganancias. Así que trabaja duro, MUESTRA EL PLAN con frecuencia (entre un mínimo de 5 a 10 veces por mes), y genera ventas a tus Miembros, Clientes y el resto de tu clientela. Sigue estos consejos y la actividad de tu negocio hablará por sí sola.

A medida que crece tu negocio y aumenta tu rentabilidad, es posible que tengas que hacer pagos fiscales cada tres meses al IRS para cubrir los impuestos sobre la renta y de trabajo por cuenta propia. Aun cuando los pagos se deben efectuar trimestralmente, es buena idea guardar dinero con antelación cada semana o cada mes para poder realizar esos pagos. Busca ayuda con esto porque la gestión incorrecta puede resultar en una acumulación de intereses y multas.

La última sugerencia y quizá la más importante es ser honesto al realizar tus actividades contables y al preparar tu declaración de impuestos. No participes en prácticas fiscales abusivas ni sugieras las mismas a los demás. Un comportamiento semejante no sólo te perjudica a ti, sino también al resto de las personas en el negocio debido a la imagen y la reputación que tú comunicas.

La información y las herramientas en esta guía no son glamorosas ni emocionantes pero sí están diseñadas para ayudarte. La contabilidad es una parte importante del desarrollo de tu negocio. Así que mantén registros detallados y exactos, actualízalos y evalúalos cada mes, y sé diligente en la preparación de tus declaraciones de impuestos.

¡Te deseo mucho éxito en tu negocio!

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Apéndice A

D E S T I N O  P L A T I N O

EL CAMINO A LA RENTABILIDAD

para tu negocio impulsado por Quixtar

Los ejemplos siguientes de un plan de negocios, inclusive la proyección del presupuesto y punto de equilibrio, se ofrecen como una guía para ayudarte a preparar un plan semejante para tu negocio impulsado por Quixtar.

La preparación de estos materiales no sólo es una buena práctica comercial al comenzar tu negocio sino que también es un factor importante que el IRS considera para diferenciar tu actividad comercial de un mero pasatiempo.

Por favor observa que todas las cifras indicadas en estos ejemplos son cantidades estimadas que se basan en promedios y demás datos históricos. El ingreso bruto puede variar de negocio a negocio debido a las diferencias entre las actividades de venta y auspicio de cada grupo.

El Plan de Propiedad de un Negocio Independiente (“el plan”) permite que los IBO obtengan un ingreso por medio de la venta de productos y servicios excepcionales, junto con bonificaciones que se basan sobre el volumen de ventas generado por el servicio provisto a los clientes y por las organizaciones desarrolladas mediante el auspicio de otros individuos que también desean un negocio propio. El éxito individual de cada IBO depende de su propio esfuerzo así como el esfuerzo de sus IBO auspiciados. La habilidad interpersonal, la experiencia y capacitación previas, la motivación y la ética laboral de un IBO puede variar en comparación con otros; por ende, el camino a la rentabilidad también varía de un IBO a otro.

Por esta razón, los ejemplos que se incluyen en esta guía ofrecen una serie de maneras de lograr el nivel Platino en tu negocio. Utiliza los ejemplos como un modelo para definir tu propio rumbo. Después de desarrollar tu plan de negocios, inclusive la proyección del presupuesto y punto de equilibrio, échales una ojeadita por lo menos una vez al mes para evaluar tu actividad comercial y hacer cualquier modificación necesaria. Luego puedes revisarlo cada año para ayudar a dirigir el crecimiento de tu negocio.

Primero, determina tu plan de crecimiento deseado según los Ejemplos A, B y C en la Tabla I. Dicha tabla indica el crecimiento aproximado del tamaño del grupo y la estructura necesaria para lograr 7500 PV en 18 meses (Ejemplo A), 36 meses (Ejemplo B), y 60 meses (Ejemplo C).

Luego, según tu plan de crecimiento deseado, determina tu ingreso aproximado de la bonificación de liderazgo mensual con la Tabla II. Dicha tabla indica el ingreso promedio de las bonificaciones mensuales en varios niveles de PV. Observa que estas cantidades variarán según la profundidad y latitud de tu grupo auspiciador. Observa también que esta proyección de ingresos sólo refleja bonificaciones de rendimiento y no incluye las ganancias brutas provenientes de las ventas a Miembros, Clientes o demás clientela.

A continuación, determina los gastos mensuales aproximados de tu negocio con la Tabla III. Esta tabla define los gastos comúnmente incurridos en la edificación de un negocio impulsado por Quixtar. Si eres nuevo(a) en el negocio, tu línea ascendente te puede ayudar a determinar los niveles de gasto aproximados que deberías anticipar en cada categoría de gastos.

Por último, en base a la información derivada de las tablas mencionadas, puedes completar tu propia proyección del presupuesto y punto de equilibrio siguiendo las instrucciones provistas en cada formulario. Cuando acabes tendrás una serie de criterios (en base al rendimiento) que te ayudarán a evaluar el progreso de tu negocio. Ten esos criterios en mente para fortalecer tu misión, tus objetivos y tus claves del éxito. Combina todas esas partes y adjúntales una portada para completar tu plan de negocios.

FELICITACIONES. . . ¡Estás en camino hacia la rentabilidad!

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SÓLO PARA USO CON IBO EXISTENTES

NO SE PERMITE EL USO CON CANDIDATOS

PLAN DE NEGOCIOS

TABLA I—EJEMPLO A

ALCANZA EL NIVEL PLATINO EN 18 MESES

(Crecimiento aproximado del tamaño del grupo)

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